Prosedur penanganan surat masuk

Prosedur Distribusi

Prosedur penanganan surat masuk:

1. Penerimaan

Tugas penerimaan surat dilakukan dengan 4 cara:

a. Mengumpulkan dan men

ghitung jumlah surat yang masuk

b. Meneliti ketepatan alamat pengirim

c. Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya

d. Menandatangani bukti penerimaan sebagai tanda bahwa surat telah

diterima

INDEKS: . . . . . . . . . . . . . . . . TANGGAL PENYELESAIAN . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

DARI : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

PERIHAL : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

TGL. NASKAH DINAS : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

NO. NASKAH DINAS : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

INSTRUKSI/INFORMASI *) DITERUSKAN KEPADA

*) Coret yang tidak perlu

303

2. Penyortiran

Pekerjaan penyortiran meliputi 3 tugas:

a. Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan dan surat-surat

dinas lainnya

b. Menggolongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas penting dan

surat dinas rahasia

c. Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat

tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dan sebagainya. Mencatatnya

dalam buku penerimaan tersendiri agar dapat diterima oleh orang yang memeng

berhak.

3. Pembukaan sampul

Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran setelah isi amplop dikeluarkan,

sebelum dicatat ke dalam agenda, terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda

atau mesin stempel (time stamps) pada ruang kosong.

Setelah stempel agenda dibubuhkan, kegiatan selanjutnya adalah pemeriksaan

kelengkapan surat yang meliputi:

a. Apakah nonor surat sesuai dengan nomor amplop

b. Apakah alamatnya sudah cocok (alamat dalam dan alamat sampul). Bila alamat

pengirim tidak ada, satukan surat dengan sampulnya

c. Apakah perihalnya ada hubungan dengan surat terdahulu, sertakan surat yang

dimaksud

d. Apakah lampirannya sudah cocok

4. Membaca. Memberi garis bawah, dan membuat catatan penting/memberi tanda

5. Pengagendaan surat

6. Pengarahan surat masuk

Bila surat-surat yang sudah selesai diagendakan dan ternyata surat tersebut

dibutuhkan oleh beberapa pejabat untuk diketahui, maka untuk surat-surat semacam

ini diperlukan pengarahan

7. Penggandaan surat masuk

8. Penyimpanan surat.